Trumpai

HOBIVERSE – didelis neformaliojo švietimo centras: daugiau kaip 150 veiklų, dešimtys skirtingos paskirties patalpų, šimtai grupinių užsiėmimų kas savaitę. Grafikai administruojami „Excel” lentelėse, todėl informacija išskaidyta, o faktinį veiklų vykdymą tenka tikrinti netiesioginiais būdais.

Siekiama vieno skaitmeninio sprendimo, leidžiančio realiuoju laiku matyti, kas centre turi vykti, kas iš tikrųjų vyksta ir kurios patalpos laisvos.

Apie įmonę

VšĮ Sostinės vaikų ir jaunimo centras HOBIVERSE – didžiausias Vilniaus miesto savivaldybės neformaliojo švietimo centras (Konstitucijos pr. 25 ir Užupio filialas). www.svjc.lt

Centras koordinuoja daugiau kaip 500 būrelių grupių tvarkaraščius ir valdo dešimtis skirtingos paskirties erdvių – STEAM laboratoriją, meno kambarius, sporto sales, baseinus. Šiuo metu atidaromas Jaunimo HUB’as, kuriam reikalinga nuo įprastos komercinės rezervacijos besiskirianti prieigos logika.

Organizacija jau kaupia lankomumo, sutarčių ir kitus veiklos duomenis, todėl turi ne tik identifikuotą problemą, bet ir duomenų bazę sprendimui testuoti.

Poreikis / problema

Informacija išskaidyta. Pasikeitus užsiėmimo laikui ar vietai, duomenis tenka koreguoti atskiruose failuose ir perduoti skirtingiems darbuotojams. Bendros situacijos centre greitai pamatyti neįmanoma.

Nėra faktinio statuso. Nėra būdo realiuoju laiku patikrinti, ar užsiėmimas prasidėjo numatytu laiku ir vietoje. Vienas iš netiesioginių signalų – patalpos rakto paėmimas, tačiau tai patikrinama tik fiziškai arba susisiekus su atsakingu asmeniu. Šimtams užsiėmimų per savaitę toks būdas neefektyvus.

Nepanaudotos patalpos. Darbo dienomis 9–14 val. dalis erdvių lieka laisvos. Savivaldybės sistema „Active Vilnius” orientuota į kitą scenarijų – mokyklų erdves po pamokų – todėl centras ja praktiškai nesinaudoja.

HOBIVERSE reikia ne dar vienos rezervavimo sistemos, o sprendimo, kuris sujungtų planuojamus grafikus su faktine realaus laiko informacija.

Galimas sprendimas

Kelių sluoksnių sistemos prototipas, vienoje aplinkoje sujungiantis planuojamą grafiką su faktine situacija. Pirmajame etape – trys funkcijos:

1. Centralizuotas patalpų ir veiklų grafikas. Vienas nuolat atnaujinamas informacijos šaltinis: tvarkaraščiai, priskirtos patalpos, užimtumas, laisvi intervalai, grafiko pasikeitimai. Jaunimo HUB’ui – atskira naudojimo ir prieigos logika.
2. Faktinio užsiėmimo statuso patvirtinimas. Būsenos indikatorius: suplanuota – patvirtintas atvykimas – vyksta – baigta. Atvykimas patvirtinamas QR kodu ar kitu komandos pasiūlytu būdu. Tai pakeistų tikrinimą pagal paimtą raktą.
3. Realiojo laiko užimtumo vaizdas. Administracijai – operacinis centro valdymo vaizdas; tėvams ir lankytojams – vizualiai patrauklesnė versija. Vietoje „302 kab. – Dailė” galėtų būti rodoma „Dailės studija – šiandien kuriame rudens kompoziciją”.

Tolesnė plėtra: laisvų laikų rodymas ir rezervavimo užklausos (Jaunimo HUB’ui – nekomercinis scenarijus), o sukaupus istorinių duomenų – analitikos sluoksnis: kurios erdvės naudojamos intensyviausiai, kada daugiausia laisvų patalpų, kaip efektyviau planuoti kitą sezoną.

Siekiamas rezultatas: veikiantis prototipas arba interaktyvi demonstracija su testiniais duomenimis. Svarbu pademonstruoti ne tik techninę galimybę, bet ir aiškią vartotojo patirtį – kaip sistema sumažintų rankinio tikrinimo poreikį ir padėtų efektyviau naudoti patalpas.

Kviečiami studentai

Programų sistemų, informatikos sistemų arba informatikos inžinerijos, dirbtinio intelekto, taikomosios matematikos, marketingo studentai

Dirbtinis intelektas arba taikomoji matematika – patalpų užimtumo analitika, grafikų planavimo optimizavimas, laisvų intervalų prognozavimas.

Svarbiausia – gebėjimas dirbti su realiais organizacijos procesais ir sukurti sprendimą, kurį darbuotojai norėtų naudoti kasdien, o ne tik techniškai veikiantį prototipą.